Izinkan saya memulai artikel ini dengan mengatakan saya adalah seorang akuntan berkualifikasi yang telah mengajar akuntansi di berbagai tingkatan selama lebih dari 18 tahun. Saya juga bekerja secara ekstensif sebagai konsultan bisnis untuk usaha kecil dan menengah. Saya terus menerus takjub ketika saya menemukan bisnis yang tidak menggunakan paket akuntansi terkomputerisasi atau menggunakan spreadsheet untuk melakukan akun mereka. Oleh karena itu saya memutuskan untuk menulis artikel singkat tentang manfaat menggunakan paket akuntansi terkomputerisasi. Paket yang saya gunakan untuk bisnis kecil menengah kami adalah software akuntansi MYOB (Mind Your Own Business).
Usaha kecil dan menengah sekarang dapat membeli program akuntansi ‘langsung dari rak’ dengan biaya yang sangat rendah. Bisnis yang lebih besar sering kali memiliki program yang disesuaikan untuk bandarqq menjadi bisnis mereka. Program akuntansi menjalankan fungsi seperti pembuatan faktur, berurusan dengan pembayaran, pembayaran gaji dan menyediakan laporan akuntansi reguler seperti perdagangan dan akun untung dan rugi dan neraca.
Pengenalan sistem akuntansi terkomputerisasi memberikan keuntungan utama seperti kecepatan dan akurasi operasi, dan, mungkin yang terpenting, kemampuan untuk melihat keadaan real-time dari posisi keuangan perusahaan. Dalam pengalaman saya, saya belum pernah melihat bisnis yang telah ditingkatkan ke sistem akuntansi terkomputerisasi kembali ke sistem akuntansi berbasis kertas. Paket akuntansi terkomputerisasi biasanya menawarkan sejumlah fasilitas berbeda. Ini termasuk:
– Input dan cetakan faktur penjualan di layar
– Pembaruan otomatis akun pelanggan di buku besar penjualan
– Pencatatan faktur pemasok
– Pembaruan otomatis akun pemasok dalam buku besar pembelian Pencatatan penerimaan bank
– Melakukan pembayaran kepada pemasok dan biaya
– Pembaruan otomatis dari buku besar
– Penyesuaian otomatis catatan stok
– Integrasi database bisnis dengan program akuntansi
– Perhitungan otomatis penggajian dan entri terkait
Program akuntansi terkomputerisasi dapat memberikan laporan instan untuk manajemen, misalnya:
– Ringkasan debitur usia – ringkasan akun pelanggan yang menunjukkan jumlah yang telah jatuh tempo
– Neraca saldo, perdagangan dan laba rugi akun dan neraca
– Penilaian saham
– Analisis penjualan
– Analisis anggaran dan analisis varians
– GST / PPN kembali
– Analisis penggajian
Saat menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi pada komputer, layar input telah dirancang untuk kemudahan penggunaan. Keuntungan utamanya adalah setiap transaksi hanya perlu dimasukkan sekali, tidak seperti sistem entri ganda manual yang membutuhkan dua atau tiga entri. Sistem buku besar terkomputerisasi terintegrasi penuh. Ini berarti bahwa ketika transaksi bisnis dimasukkan ke komputer, itu dicatat dalam sejumlah catatan akuntansi yang berbeda pada saat yang bersamaan.
Keuntungan utama dari sistem akuntansi terkomputerisasi tercantum di bawah ini:
Kecepatan – pemasukan data ke komputer dengan layar yang telah diformat dan basis data internal pelanggan dan pemasok detail dan catatan stok dapat dilakukan jauh lebih cepat daripada pemrosesan manual.
Produksi dokumen otomatis – faktur cepat dan akurat, nota kredit, pesanan pembelian, laporan pencetakan dan dokumen penggajian semuanya dilakukan secara otomatis.
Akurasi – ada sedikit ruang untuk kesalahan karena hanya satu entri akuntansi yang diperlukan untuk setiap transaksi daripada dua (atau tiga) untuk sistem manual.
Informasi terkini – catatan akuntansi diperbarui secara otomatis sehingga saldo akun (misalnya akun pelanggan) akan selalu mutakhir.
Ketersediaan informasi – data tersedia secara instan dan dapat dibuat tersedia untuk pengguna yang berbeda di lokasi yang berbeda pada waktu yang bersamaan.
Informasi manajemen – laporan dapat dihasilkan yang akan membantu manajemen memantau dan mengendalikan bisnis, misalnya analisis debitur yang sudah tua akan menunjukkan akun pelanggan mana yang terlambat, neraca saldo, akun perdagangan dan laba rugi dan neraca.
Pengembalian GST / PPN – pembuatan angka secara otomatis untuk pengembalian GST / PPN reguler.
Keterbacaan – data pada layar dan cetakan harus selalu terbaca sehingga akan menghindari kesalahan yang disebabkan oleh angka yang buruk.
Efisiensi – penggunaan yang lebih baik dari sumber daya dan waktu; arus kas harus meningkat melalui penagihan utang yang lebih baik dan pengendalian inventaris.
Motivasi staf – sistem akan meminta staf untuk dilatih menggunakan keterampilan baru, yang dapat membuat mereka merasa lebih termotivasi. Selanjutnya dengan banyak paket ‘off-the-shelf’ seperti MYOB, pelatihan dapat dialihdayakan dan dengan demikian membuat anggota staf tertentu kurang kritis terhadap operasi bisnis.
Penghematan biaya – program akuntansi terkomputerisasi mengurangi waktu staf untuk melakukan penghitungan dan mengurangi biaya audit karena pencatatannya rapi, mutakhir, dan akurat.
Kurangi frustrasi – manajemen dapat menjadi yang teratas dari akun mereka dan dengan demikian mengurangi tingkat stres yang terkait dengan apa yang tidak diketahui.
Kemampuan untuk menangani banyak mata uang dengan mudah – banyak paket akuntansi terkomputerisasi sekarang memungkinkan bisnis untuk berdagang dalam banyak mata uang dengan mudah. Masalah yang terkait dengan perubahan nilai tukar diminimalkan.
Singkatnya, jika Anda belum mengkomputerisasi akuntansi Anda, Anda harus secara serius mempertimbangkan untuk melakukannya. Saya memilih untuk berlatih di MYOB setelah meninjau semua paket akuntansi bisnis kecil hingga menengah yang ada di pasar. Dalam pandangan saya MYOB adalah paket keseluruhan yang terbaik. Versi uji coba gratis perangkat lunak akuntansi MYOB selama 90 hari dapat diunduh dari situs web MYOB negara Anda sendiri. Versi uji coba ini adalah versi lengkap tetapi bisnis apa pun yang diatur dengannya hanya dapat memasukkan entri selama 90 hari; setelah itu, pembelian perangkat lunak diperlukan. Saya sangat menyarankan Anda mengunduh versi dan melihatnya.
Tentang penulis – Gary Hadler B.Ec, Dip.Ed, MBA adalah akuntan yang memenuhi syarat dan guru terdaftar di Hong Kong dan Australia. Gary telah mengajar akuntansi dan software akuntansi terkomputerisasi selama lebih dari 18 tahun.
