Pertahankan Bisnis Berjalan Dengan Situs Web Akuntansi Bisnis Kecil

Puluhan ribu bisnis kecil di AS telah ditutup secara permanen sejak penutupan COVID-19 dimulai pada bulan Maret. Dan sekarang cuaca berubah menjadi lebih dingin dan orang-orang akan lebih banyak tinggal di dalam rumah, kami dapat terus melihat lebih banyak gelombang virus menyebar ke seluruh negeri. Terlepas dari apakah itu mengarah pada kembalinya penutupan, bisnis kecil pasti akan terus menderita. Jika Anda memiliki bisnis kecil yang kehilangan pelanggan dan penjualan pada tahun 2020, Anda membutuhkan semua bantuan yang dapat Anda peroleh untuk bertahan hidup.

Situs web akuntansi bisnis kecil tentu bukan obat mujarab judi qq online, tetapi jika Anda menggunakannya secara religius, Anda akan merasa lebih mengontrol keuangan Anda dan dapat membuat keputusan yang lebih baik. Saat Anda bergulat dengan keadaan pendapatan dan pengeluaran Anda saat ini, Anda dapat membuat rencana yang lebih cerdas untuk masa depan Anda.

Kami secara luas mengkategorikan produk akuntansi ini menjadi dua kelompok: yang terbaik untuk bisnis kecil dan yang terbaik untuk pemilik tunggal dan freelancer. Kategori situs pertama termasuk pemenang Pilihan Editor Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero, dan Zoho Books. Grup kedua menampilkan pemenang Pilihan Editor, FreshBooks, Pembukuan GoDaddy, Wirausaha QuickBooks, Sunrise, dan Gelombang. Kami membedakan kategori terakhir di bagian selanjutnya dari pengumpulan ini.

Apa yang Dapat Dilakukan Layanan Ini

Pembukuan keuangan rumit dan memakan waktu. Pemilik bisnis merasa cukup menantang untuk membahas hal-hal mendasar — ​​membayar tagihan dan melacak pendapatan yang masuk — apalagi menjawab pertanyaan kritis seperti: Apakah kami menguntungkan? Mengapa atau mengapa tidak? Bisakah kita melakukan pembayaran pajak yang diwajibkan? Haruskah kita berinvestasi dalam peralatan baru? Apakah kita perlu menjajaki pembiayaan? Akankah kita mencapai angka anggaran kita? Dimana kita bisa memotong pengeluaran? Dapatkah anggota tim yang tepat mengakses semua data akuntansi kami secara online, jika mereka harus bekerja dari rumah?

Situs web akuntansi bisnis kecil yang baik dapat memberikan informasi dalam hitungan detik yang akan membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, berdasarkan masukan yang Anda berikan. Setelah Anda mengisi situs dengan informasi tentang akun keuangan Anda; pelanggan dan vendor Anda; dan produk atau layanan yang Anda jual, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk membuat transaksi yang nantinya dapat digunakan situs untuk membuat wawasan. Alat penelusuran instan dan laporan yang dapat disesuaikan membantu Anda melacak detail terkecil dan melihat ikhtisar tentang kinerja bisnis Anda. Aplikasi Android dan iOS untuk situs-situs tersebut memberi Anda akses ke keuangan Anda dari perangkat seluler Anda.

Menyiapkan Pembukuan

Bergantung pada berapa lama bisnis Anda telah beroperasi, memulai dengan situs web akuntansi bisnis kecil dapat memakan waktu mulai dari lima menit hingga beberapa jam setelah mendaftar untuk sebuah akun. Situs akuntansi bisnis kecil mengenakan biaya langganan bulanan dan biasanya menawarkan periode uji coba gratis. Semakin banyak Anda membutuhkannya, semakin lama tugas penyiapan Anda (dan semakin tinggi pembayaran bulanan, umumnya).

Pertama, Anda perlu memberikan detail kontak Anda. Jika Anda ingin logo Anda muncul di formulir penjualan dan pembelian, Anda cukup mengunggahnya. Beberapa situs akuntansi bisnis kecil menanyakan apakah Anda berencana menggunakan fitur tertentu seperti pesanan pembelian dan pelacakan inventaris, sehingga mereka dapat mengaktifkan atau menonaktifkannya. Mereka mungkin juga menanyakan kapan tahun fiskal Anda dimulai, misalnya, dan apakah Anda menggunakan nomor rekening.

Apakah Anda ingin mengakses transaksi yang telah Anda simpan di rekening keuangan online (giro, kartu kredit, dan sebagainya)? Masukkan kredensial login Anda untuk akun itu dan situs akuntansi bisnis kecil akan mengimpor transaksi terkini (biasanya bernilai 90 hari) dan menambahkannya ke register online. Apakah Anda ingin membiarkan pelanggan membayar dengan kartu kredit dan penarikan bank? Anda harus mendaftar dengan pemroses pembayaran seperti PayPal (akan dikenakan biaya tambahan) atau Stripe.

Orang-orang Anda, Barang Anda

Salah satu hal hebat tentang menggunakan situs web akuntansi bisnis kecil adalah mengurangi entri data berulang. Misalnya, setelah Anda mengisi kolom kosong untuk membuat data pelanggan, Anda tidak perlu lagi mencari kode pos tersebut. Saat Anda perlu mereferensikan pelanggan dalam suatu transaksi, itu akan muncul dalam daftar. Hal yang sama berlaku untuk vendor, barang atau jasa, dan karyawan. Tidak perlu lagi mengisi file kartu atau spreadsheet yang berantakan.

Setelah Anda menyelesaikan catatan pelanggan dan mulai membuat faktur, mengirim laporan, dan mencatat biaya yang dapat ditagih, Anda biasanya dapat mengakses aktivitas historis tersebut di dalam catatan itu sendiri. Beberapa situs, seperti Zoho Books, menampilkan peta lokasi individu atau perusahaan dan memungkinkan Anda membuat bidang Anda sendiri sehingga Anda dapat melacak informasi tambahan yang penting bagi Anda (pelanggan sejak, ulang tahun, dan bidang serupa lainnya).

Jika Anda memiliki karyawan yang telah Anda bayar melalui metode lain, Anda mungkin memiliki opsi untuk menggunakan solusi penggajian internal atau yang ditawarkan oleh perusahaan lain. Penyiapan penggajian dapat memakan waktu dan tenaga karena Anda harus memberikan informasi riwayat penggajian (staf dukungan situs web dapat membantu dalam hal ini). Bahkan ketika Anda baru memulai dengan kompensasi karyawan, ada banyak hal yang harus dibahas. Situs ini membutuhkan detail yang tepat tentang hal-hal seperti persyaratan pajak penggajian Anda, tunjangan yang diberikan, dan siklus pembayaran. Banyak situs akuntansi bisnis kecil menawarkan bantuan pribadi untuk tugas ini, dan semuanya menjelaskan dengan jelas apa yang perlu dilakukan sebelum Anda menjalankan penggajian pertama Anda.

Anda dapat melakukan penyiapan minimal dan kemudian beralih ke pembuatan faktur, membayar tagihan, dan menerima pembayaran. Semua layanan yang disertakan di sini memungkinkan Anda menambahkan pelanggan, vendor, dan produk selama proses penyelesaian transaksi (Anda tetap perlu melakukannya saat Anda tumbuh dan menambah database kontak dan inventaris Anda). Anda hanya perlu memutuskan apakah Anda ingin meluangkan waktu di muka untuk membuat catatan Anda atau meluangkan waktu ketika Anda berada di tengah-tengah formulir penjualan atau pembelian.

Sebagian besar situs akuntansi bisnis kecil menawarkan opsi untuk mengimpor daftar yang ada dalam format seperti CSV dan XLS. Mereka menyediakan alat pemetaan untuk memastikan semuanya masuk dengan benar. Prosedur ini bekerja lebih baik di beberapa situs daripada yang lain.

Memindahkan Uang dan Produk

Akuntan suka menggunakan frasa seperti piutang dan hutang untuk menggambarkan elemen utama akuntansi: mencatat dan melacak pendapatan dan pengeluaran atau melacak penjualan dan pembelian. Situs akuntansi bisnis kecil dirancang untuk menarik orang-orang yang tidak menggunakan bahasa yang sama seperti profesional akuntansi dan menghindari terminologi semacam itu.

Situs web memungkinkan Anda dengan mudah membuat transaksi apa pun yang mungkin dibutuhkan oleh bisnis kecil. Yang paling umum adalah faktur dan tagihan, dan semua layanan yang kami ulas mendukungnya. Situs seperti Xero dan Zoho Books melangkah lebih jauh, memungkinkan Anda membuat formulir yang lebih canggih, seperti pesanan pembelian, tanda terima penjualan, catatan kredit, dan laporan. Mereka menyediakan templat untuk formulir online ini yang menyerupai bentuk kertas mereka. Yang harus Anda lakukan adalah mengisi bagian yang kosong dan memilih dari daftar variabel seperti pelanggan dan item.

Misalnya, setelah Anda menyelesaikan faktur, Anda memiliki beberapa opsi. Anda dapat menyimpannya sebagai draf atau versi final dan mencetaknya atau mengirimkannya melalui email. Jika Anda melakukan yang terakhir dan telah menjalin hubungan dengan pemroses pembayaran, maka faktur Anda dapat berisi potongan yang menjelaskan bagaimana pelanggan dapat mengembalikan pembayaran melalui kartu kredit atau penarikan bank. Anda dapat membuat versi PDF dari faktur, menyalinnya, mencatat pembayaran di atasnya, dan mengaturnya agar berulang pada jadwal reguler. Semua formulir di situs ini bekerja dengan cara yang sama.

Situs-situs ini juga memberikan perhatian khusus pada pengeluaran perusahaan Anda — bukan tagihan yang Anda masukkan dan bayar, tetapi pembelian lain yang Anda lakukan. Ini adalah area keuangan Anda yang dapat dengan mudah lepas kendali jika tidak dipantau. Jadi, situs akuntansi bisnis kecil memberi tahu Anda tentang hal itu, membaginya menjadi jenis pengeluaran dan membandingkannya dengan penghasilan Anda menggunakan total dan bagan berwarna.

Jika Anda sedang bepergian dan memiliki banyak pengeluaran terkait di jalan, misalnya, Anda dapat mengambil gambar kwitansi dengan ponsel cerdas Anda. Beberapa situs hanya melampirkan tanda terima ini ke formulir pengeluaran yang dimasukkan secara manual. Yang lainnya, seperti Intuit QuickBooks Online, sebenarnya membaca tanda terima dan mentransfer sebagian datanya (seperti tanggal, vendor, dan jumlah) ke formulir pengeluaran menggunakan teknologi OCR.

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, salah satu tugas penyiapan Anda melibatkan pembuatan catatan yang berisi informasi tentang produk dan layanan yang Anda jual sehingga Anda dapat menggunakannya dalam transaksi. Ini bervariasi dalam kompleksitas, jadi Anda perlu memahami perbedaannya sebelum membuka satu situs atau situs lainnya. Beberapa, seperti Kashoo, membiarkan Anda menyimpan catatan deskriptif. Lainnya, seperti Intuit QuickBooks Online, melangkah lebih jauh. Mereka menanyakan berapa banyak dari setiap produk yang Anda miliki dalam inventaris ketika Anda membuat catatan dan pada titik mana Anda harus diperingatkan untuk memesan ulang. Kemudian mereka benar-benar melacak tingkat inventaris, yang memberikan wawasan tentang pola penjualan dan mencegah Anda menipis.

Transaksi dan Perbankan

Meskipun sebagian besar pekerjaan akuntansi harian Anda mungkin melibatkan pembayaran tagihan, pengiriman faktur, dan pencatatan pembayaran, Anda juga perlu mengawasi aktivitas bank dan kartu kredit Anda. Jika Anda telah menghubungkan akun keuangan Anda ke situs akuntansi Anda, maka ini mudah dilakukan. Salah satunya, saldo mereka akan sering muncul di dashboard (homepage). Anda juga dapat melihat register online setiap akun, yang berisi transaksi yang telah membersihkan bank Anda dan telah diimpor ke solusi akuntansi Anda (bersama dengan yang telah Anda masukkan secara manual).

Anda dapat melakukan banyak hal dengan transaksi ini begitu transaksi tersebut muncul dalam daftar. Untuk satu hal, mereka harus dikategorikan (biaya kantor, pajak gaji, perjalanan, dan biaya makan adalah beberapa contoh) sehingga Anda tahu dari mana uang Anda berasal dan ke mana perginya. Setiap situs menebak setidaknya bagaimana beberapa transaksi dapat dikategorikan. Anda dapat mengubahnya jika salah dan menambahkan milik Anda. Kategorisasi yang cermat akan menghasilkan laporan dan pengembalian pajak penghasilan yang lebih akurat.

Anda juga dapat mencocokkan transaksi terkait, seperti faktur yang dimasukkan ke sistem dan pembayaran terkait yang masuk. Sekali lagi, beberapa situs membuat tebakan di sini. Anda dapat membagi transaksi yang harus ditetapkan ke beberapa kategori, membuat catatan, dan merekonsiliasi akun Anda dengan laporan bank dan kartu kredit Anda.

Bacalah di Laporan

Laporan adalah hadiah Anda untuk mengikuti pekerjaan harian Anda dan menyelesaikannya dengan benar. Setiap situs akuntansi bisnis kecil dilengkapi dengan templat untuk berbagai jenis hasil yang berwawasan. Anda memilih salah satu, menyesuaikannya dengan menggunakan filter dan opsi tampilan yang disediakan, dan membiarkan situs menuangkan data perusahaan Anda sendiri ke dalamnya. Hanya perlu beberapa detik untuk membuat laporan setelah Anda menentukannya.

Ada dua jenis laporan utama. Sebagian besar adalah jenis yang dapat disesuaikan, dihasilkan, dan dipahami oleh setiap pebisnis kecil. Mereka memberi tahu Anda siapa yang berutang uang kepada Anda, produk dan layanan mana yang laris manis, apakah Anda menghasilkan uang atau tidak, pengeluaran dan layanan mana yang belum ditagih, pelanggan mana yang paling banyak membeli, dan berapa banyak Anda berhutang dalam pajak penjualan, misalnya.

Namun, ada laporan lain yang tidak begitu mudah dimengerti. Ini dianggap laporan keuangan standar dan merupakan jenis dokumen yang Anda perlukan jika Anda ingin mendapatkan pinjaman dari bank atau menarik investor. Mereka memiliki nama-nama seperti Neraca, Laporan Arus Kas, Neraca Percobaan, dan Untung & Rugi. Situs akuntansi bisnis kecil dapat membuatnya, tetapi Anda benar-benar membutuhkan seorang profesional akuntansi untuk menganalisisnya untuk memberi tahu Anda secara konkret apa artinya bagi perusahaan Anda.

Bagaimana Alat Akuntansi Bekerja

Akuntansi mungkin tidak membuat daftar hal-hal yang ingin Anda lakukan sebagai pemilik bisnis. Ini bisa menjadi rumit, dan itu perlu dilakukan dengan benar. Jadi, pembuat situs akuntansi bisnis kecil telah bekerja keras untuk menyajikan disiplin ini sesederhana dan, yah, senyaman mungkin. Beberapa — termasuk Intuit QuickBooks Online dan Zoho Books — lebih berhasil dalam hal ini daripada yang lain.

Jika Anda pernah menggunakan aplikasi produktivitas secara online, Anda tidak akan kesulitan memahami struktur situs ini. Mereka semua membagi konten mereka ke dalam modul logis dengan menyediakan bilah alat dan panduan navigasi lainnya. Tugas penjualan dikelompokkan bersama seperti aktivitas pembelian, inventaris, pelaporan, dan penggajian. Selalu ada tautan Pengaturan yang membawa Anda ke layar tempat Anda dapat menentukan preferensi untuk seluruh situs. Ini termasuk tugas penyiapan Anda dan setelan yang terkadang perlu Anda ubah, seperti membatasi pengguna tambahan ke area tertentu.

Dasbor (beranda) situs memberikan ikhtisar waktu nyata dari informasi keuangan yang perlu sering Anda lihat, termasuk bagan yang membandingkan pendapatan dan pengeluaran, saldo akun, serta faktur dan tagihan yang perlu segera diperhatikan. Sering ada tautan ke area situs tempat Anda dapat mengambil tindakan.

Anda menggunakan konvensi web standar untuk menjelajahi setiap situs dan memasukkan data. Sepanjang jalan, Anda menemukan banyak tombol dan panah, daftar drop-down, dan menu. Warna terkadang digunakan untuk menandakan informasi terkait, sementara grafik dan font dipilih dengan baik untuk membuat alat semenarik mungkin.

Sumber Daya Bantuan

Situs-situs ini menyederhanakan proses akuntansi, tetapi pasti akan ada saatnya Anda memiliki pertanyaan. Dukungan datang dalam berbagai bentuk. Beberapa menyediakan bantuan peka konteks di sepanjang jalan dan database artikel yang dapat dicari. Semua menawarkan kombinasi obrolan, email, dan bantuan telepon.

Intuit melangkah lebih jauh. Layanan QuickBooks Live menambahkan dukungan pembukuan ke QuickBooks Online Plus. Anda berkomunikasi dengan pemegang buku khusus Anda melalui obrolan video satu arah (mereka tidak dapat melihat Anda) atau email. Individu ini dan timnya bekerja sama dengan Anda dalam menyesuaikan penyiapan dan memantau transaksi Anda sehingga transaksi tersebut dimasukkan dan dikategorikan secara akurat untuk tujuan pajak. Mereka merekonsiliasi akun Anda dan menutup pembukuan Anda pada akhir bulan untuk mencegah kesalahan, plus mereka siap menjawab pertanyaan selama jam kerja reguler. Terakhir, mereka menghasilkan laporan yang Anda butuhkan sehingga Anda siap untuk menyiapkan pajak atau menyerahkannya kepada akuntan Anda. Sunrise and Wave menawarkan layanan pembukuan berbasis biaya yang mirip dengan QuickBooks Live.

Software Akuntansi untuk Bisnis yang Lebih Sederhana

Jika Anda adalah pemilik tunggal atau pekerja lepas, Anda mungkin tidak memerlukan semua fitur yang ditawarkan oleh situs web akuntansi bisnis kecil. Anda mungkin ingin melacak rekening bank dan kartu kredit online Anda; mencatat pendapatan dan pengeluaran; mengirim faktur; dan melacak waktu kerja (jika Anda berbasis layanan). Mungkin Anda perlu melacak jarak tempuh. Anda mungkin memerlukan bantuan untuk memperkirakan kewajiban pajak penghasilan triwulanan Anda, dan Anda tentunya menginginkan akses seluler ke data keuangan Anda.

Lima layanan yang telah kami ulas menawarkan beberapa kombinasi fitur di atas dan, sebagian besar, lebih murah daripada situs web akuntansi bisnis kecil berfitur lengkap (dua gratis). Situs-situs ini menampilkan desain yang sederhana dan intuitif dan membantu Anda melakukan apa yang perlu dilakukan dengan cepat dan mudah. Kami telah memecah lima layanan ini menjadi kumpulan mereka sendiri, yang membahas lebih dalam tentang apa yang harus dicari oleh freelancer dalam layanan akuntansi.

Pilih Alat Keuangan yang Tepat untuk Bisnis Anda

Apakah Anda memerlukan alat keuangan tingkat awal atau bisnis Anda cukup kompleks sehingga Anda memerlukan akuntansi bisnis kecil yang lengkap, setidaknya salah satu layanan yang telah kami ulas harus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Saat memikirkan tentang uang Anda, Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan ulasan kami tentang layanan penggajian online dan perangkat lunak pajak.